Jenis dokumen dan alat berikut sering membantu menyediakan sumber informasi kontekstual:
- Pernyataan kebijakan mengenai tujuan organisasi dan arah strategis
- Dokumen strategi individu yang mendukung kebijakan organisasi yang menyediakan peta jalan untuk mencapai tujuannya
- Rekaman pertemuan di mana konteks secara rutin didiskusikan dan dipantau;
- Penilaian risiko terstruktur untuk masalah eksternal dan internal
- Penggunaan alat analisis PESTLE (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi, Hukum, Lingkungan) untuk masalah eksternal
- Penggunaan alat analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) untuk masalah internal
- Informasi yang didokumentasikan menggambarkan konteks organisasi, termasuk sebagai bagian dari manual mutu.
Tinjauan konteks organisasi dapat mencakup wawancara dengan manajemen senior, kuesioner, survei dan penelitian. Masukan lintas fungsional sangat penting untuk keahlian khusus yang diperlukan untuk mengidentifikasi seluruh masalah, seperti keuangan, pelatihan, sumber daya manusia, komersial, teknik dan desain, dll. Tidak hanya ini akan memastikan apresiasi yang lebih luas terhadap konteks organisasi tetapi juga lebih luas. keterlibatan, terutama dengan fungsi-fungsi yang sebelumnya tidak terlibat dengan sistem manajemen.
Kita perlu menentukan dan memahami berbagai kondisi kualitas, keamanan dan lingkungan yang dapat menjadi masukan untuk masalah internal dan eksternal, yang biasanya dialami di jenis organisasi Anda yang dapat memiliki dampak positif atau negatif